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[原创] 【2018体系】+体系散谈

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(梁子)

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发表于 2018-9-15 23:24 | 显示全部楼层 |阅读模式
本帖最后由 bamudao 于 2018-9-18 08:59 编辑

一、我的体系之路
1.体系初体验
1.1 第一次接触体系是在2005年,大四那年学校开了GAP、还有食品质量管理(含体系运行)课程,算是知道体系这个词,当时是一个刚毕业的食品研究生给我们讲课,现在想想她也不容易自己不太懂也没什么实际经验,不过至少我启蒙了。
1.2 第一次实际运作体系是在实习的时候2006年3月,当时是一家速冻面米制品工厂。当时赶上公司要做QH(当时Q和HACCP体系审核依据分别是ISO9001:2000和HACCP-EC-01)体系认证,请的咨询公司第一次动员会上,因为我课堂学过一点,所以会上回答问题比较对路,咨询老师点名让我主导公司的体系建立。当时是体系策划、贯标、运行我都是全程参与的,包括文件确定、相关记录的设计,车间平面图、虫鼠害控制图,练成了用Excel做平面图的能力,记得最难的是特殊过程确认。后来遗憾的是因为实习结束,没有接触到内审、管理评审及最后的三方审核。顺便说一下当时我就是食品伙伴网的会员了,我们的咨询老师是“管理体系审核与产品认证版块“的版主,请老版主们好奇心不要太强,哈哈。
1.3 2006年5月因为有实习经验索性我的毕业论文也是以“ISO9001、HACCP双体系的整合策划及应用”为课题的。答辩那天,很轻松,因为老师们对体系的更多是理论上的研究。见图1 图片1.jpg
图1
在准备答辩过程中恰好学校与CCIC合作开了一个内审员班,我有幸蹭课,这是我第一次系统的接受专业体系培训,从中受益匪浅,图2是当时的课堂笔记。这之后,关于体系运行的理论与实际应用能力初步具备了
图片2.jpg
图2
2.体系经验进阶
2.1 2006年7月毕业后开始做质量管理相关的工作,第二次接触培训是公司准备做QF(ISO9001:2008和ISO2200:2005)双体系认证。分别由CQC和SGS的顶尖老师给培训,名字就不说了,都是一些相关国家标准起草者,据说要是哪个老师出本书,找到他们做序都是相当的荣幸的。
2.2后来工作调整,我正式接手体系专员的工作,当时公司比较重视,修订文件,内审的工作都是支持我们开展的,当时是每个月内审一个部门的。这个时期我的理论和实践能力更加夯实了。不过,问题是:我接手的时候体系已经建立、实施、保持了,我所做的更多是体系的维护、改进方面的工作,缺乏独立策划的经验
3.体系经验提升
3.1 2012年初,我跳槽至一家婴幼儿奶粉公司做体系专员,据说当时这个岗位招聘了很长时间。面试的时候关于体系专业方面只问了我一个问题,管理评审的输入是什么,领导对我的回答比较满意。当时主要负责乳制品HACCP、乳制品GMP、质量管理体系、HALAL体系的从无到有建立,包括标准、文件制度的培训。这个时期的我基本上补足了我的短板,可以说体系策划、运行、保持、改进我全程参与了,对于体系也有了更深的理解。
3.2这之后的经历主要是咨询、培训以及二方审核。
二、我的一点感触
这真的是我的一点感触,只是写下来和大家分享,只做讨论不做结论出现,所以没有必要上纲上线,非要争个对错和输赢。
1.做体系的目的是什么
这么多年一直有人问过我这个问题,当初学体系的时候,又是保护消费者利益,又是消除贸易壁垒了。但今天你和企业说这些大家都会觉得华而不实。如果从企业想认真导入体系而不是为了证的角度说,现在我的理解基于两种情况,一种是企业本身管理能力很差,这时候做体系呢是为了学会一种质量或食品安全管理的方法或是处理方式;一种是企业本身管理能力很强了,那么更多的是为了向相关方展示管理能力的一种方式。
2.企业和第三方认证的昨天、今天和明天
以前的状态是企业怕三方认证机构,现在是三方认证机构怕企业,以后是大家怕双随机一公开。具体的不讲了,有同感的可以私聊。
3.认证公司的选择
对于一个想导入体系的企业来说,如何选择认证机构是个现实的问题。我觉得还得从企业认证的目的出发。第一种情况,企业想招标,通过认证是商务标的基础条件,如果仅仅是这一个目的来说,不如直接找个小机构,下证快事少,风险是有的招标方觉得小机构出具的证含金量差,或是因为机构违规证书被撤销影响招标,特别是那种招标比较频繁的企业(有的企业一周可能要参加3-5次招标)。第二种情况是企业想管理能力提高,这个时候问题就比较复杂,首先好的认证机构价钱肯定高,有人问为什么,很简单同样一块布做成阿迪耐克、李宁安踏、和其它品牌成本是一样的,但销售价格差很多,所以做为企业来说总原则是选择和自己行业地位匹配的认证公司;其次大的认证机构也不一定如你想的那么好,小的认证机构也不一定如你想的那么差,各个机构都会有一些大咖;最后在价格相同的情况下,就要看哪个机构的增值服务多一些、口碑好一些。
三、体系学习和实施的几点想法
1.关于体系学习的建议
1.1体系学习始于标准,培训班还是要参加的,体系之所以难学是因为标准晦涩难懂,如果没有专业老师帮你解读靠你自己攻克相当之难。这里和大家分享一下自学的经验比如ISO9001:2015版4.1条款内容:
组织确定与其宗旨和战略方向相关并影响其实现质量管理体系预期结果的能力的各种外部和内部因素
组织应对这些内部和外部因素的相关信息进行监视和评审
好多初学者看这个条款就懵逼了,因为大家会觉得这个太绕口了立刻就望而却步,其实大家试着找出每个句子的主谓宾,就清晰很多,第一句:组织应确定外部和内部因素,第二句:组织进行监视和评审。类似这样的技巧还有很多,以后有机会再和大家分享,总的原则是“删繁就简三秋树。”
1.2先要掌握标准框架,好多朋友学完了标准,大体框架没清楚导致没学到精髓,比如同样是9001标准,2000版关注说写做一致,2008版提出质量三境界,2015提出强化过程方法。同样举例HACCP体系,大家学了好多年一问是干啥的,都是模棱两可,HACCP体系全称“危害分析与关键控制点”,其实从名称上,我们就可以知道体系要做的就是两件事,一、进行危害分析,二、实施关键控制点,进而危害分析有原辅料危害分析、工艺危害分析,分析三种危害,分析前有五个预备步骤……这样整个知识就是一个网状结构了,更容易理解不容易忘记。
1.3理论实践相结合,好多人会有这个感觉,参加培训班时兴高采烈,回到公司发现啥也没学会,不知从何入手。基本原因是培训设置不好,实际操作没有讲评,再一个设置实际操作环节了,回到公司没有继续实践导致时间长了知识点遗忘,所以日常一定要理论实践相结合,发现问题及时总结和寻求答案。特别是实践过程中发现问题不要急于去问别人,先思考一下,你遇到的问题有可能与标准哪个条款有关,这样再去研究标准条款怎么写的,自己研读,有了初步答案后再去请教别人,这样,你更多的是验证和拓展。平时论坛里有很多朋友上来就发贴就是求QFE三体系整合手册、内审、管审资料,估计对付工作可以,可能不会学好体系的。
2关于实施的建议
2.1领导重视度不够,如果领导不重视难上加难,所以做为体系管理人员一定让领导重视。以前我在公司每月做一次内审,每次我去其它部门内审的时候都带着总经理的自签字去,各部门都配合。至于如何让领导重视那就看大家本事了,总的来说能带来经济效益或是附加价值,比如说通过日常监控能不能保证产品质量和减少客户投诉,表现方式就得好好考虑一下了。说得轻松,做起来超难。
2.2专业培训问题,培训、培训、专业的培训,没有培训一切都执行不下去。体系管理的人自己培训了,但是好多事还是基层的人执行,不培训不讲清楚要么不去执行,要么执行有偏差。
2.3充分性问题,就是常说的够不够的问题。要考虑制定文件多少的问题,哪些文件是必须的,这么说来就得清楚制定文件的目的和依据,首先认证标准要求的文件一定要有(如,质量方针、目标、体系范围),法规标准要求的一定要有(如14881中要求一定要有的制度),剩下就是企业自己决定的(为了沟通目的,统一行动的文件),然后要考虑和这些文件配套的表格。其实记录就是为了提供按文件要求执行的证据而填写的。
2.4适宜性问题,就是常说的可行性问题。制定的文件是否适合呢,有无可操作性,不要拍脑袋写文件和记录。比如写一个杀菌釜温度计校准规程,规定拿校准过的标准温度计和杀菌釜温度计进行比对,可事实上杀菌釜温度计无法拆卸,121℃时如何比对啊,没有具体规定,让操作者无法执行。具体比如可以写使用无线温度计或是留点温度计进行比对。
2.5有效性问题,就是常说的行不行的问题。如果充分性说的是PDCA中的P,适宜性说的是PDCA中的P/D,那么有效性问题说得就是PDCA中的C了,文件做得好,不去执行,不去检查一切归零。这个在FH体系里指的就是验证问题。说白了一是按没按照策划的去执行,二是达没达到预期效果。所以日常检查很重要。有个经典的例子,某速冻企业要求员工记录成品冷库的温度,就告诉员工两小时记录一次,标准是-18℃,平常员工自己写,没人检查,写个半年后,主管一检查,一开始记录的是-18℃,从第4个月开始温度记得变成了-180C,这个就是培训时没有说清楚记录的目的和注意事项,没有日常检查导致错误一直发生。
2.6一致性问题:好多企业自己规定的文件自相矛盾,更有不同文件部门名字都不一样,再有就是文件规定一个样,实际执行一个样,写的记录又一个样,虽然单个看起来很漂亮,整体上来一塌糊涂,也就是我们常说的两层皮问题,也就是2000版9001标准说的精髓:说写做一致。这就需要我们自检然后纠偏。
2.7持续更新改进问题,一般来说企业初步建立体系时,或是通过咨询公司,或是自己,都是体系基本比较完备的时候才会认证,这时体系建立实施都没有太大问题,问题往往出在发生变更的时候,如管体系的人离职了,过程发生变化了,机构调整了,工艺变了,也就是Q标准6.3,F标准7.7的要求。这个时候体系会走样了,因为上面这些方面变了,相关的文件和表单也变更但企业却没有及时调整,导致还是生搬原来的文件和表单,体系运行空有架子,也就是常说的一层皮,不是建立时的一层皮,是变更后没有跟上的一层皮。简单的例子,如果企业原来是代工的,可能没有研发部,但是后来企业根据市场需要建立研发部,这样首先得确定过程按4.4要求策划吧,得有产品开发程序吧,相关的表单吧,输入、输出评审、确认及验证等,但这个时候没有咨询公司帮助或是企业负责体系的人离职了就不会玩了。所以这种情况一定要关注。
巴拉巴拉说了这么多才发现,貌似指导意义不大,所以决定再写两个纯干货。
四、迎接第二方审核的几点建议
1.明确二方审核的目的,其实二方审核简单来说就是来挑毛病的,对于迎方就是问题越少得分越高越好;
2.一定要好好研究二方审核的检查表,这个很重要通常都会提前发给你们的,甚至对工厂进行相应培训,首先研究关键项,KO项,一票否决项等,这些指的是一旦这些不符合会扣很多分甚至直接为0分。一定和你们的顾客充分沟通掌握检查表的判断标准,先保证这些不失分再去研究别的。解决以上问题后就逐条自检,其实硬件问题相对来说好解决,因为会检查表会说得很清楚,反倒是制度和执行问题由于二方审核员对检查表理解不一致了的问题比较多,所以要有专业的人去解读这些条款。
3.专业同事来接待二方审核,专业能力强的和差的人接待分数会差很多。要相信专业的价值,我一个朋友在某企业专门负责接待二方审核,东北月薪10K以上。对于通知的二方审核一定要安排好工作让专业能力强的人来接待,这主要体现在当现场发现问题可判可不判的时候,专业的合理的解释完全可以不扣分。
4.要不断分析总结发生的问题,对不同检查表的关注点,不同二方机构检查方式有所研究,针对检查方式来进行应对,比如AIB爱拆卸设备查看锈蚀点。有的时候提前知道哪个审核员来,可以分析这个审核员的工作经验来揣测他可能的检查侧重点,比如某审核员长期从事化验工作,那你们相对的检验有关条款就要小心了,某审核员从事过PCO你就要关注虫害控制了。因为二方来了就是扣分的,扣分一定要扣得你们心服口服,当然从他最熟悉的领域开刀啦。
五、迎接第三方审核的几点建议
1.三方审核的目的是寻找符合性证据,这样迎接的重点是准备证据;
2.提前与认证机构沟通安排好审核老师的吃、住、行;
3.公司有会议室的一般安排老师在会议室进行审核,这样资料摆放好,如果地方过小,审核文件记录找起来不方便;
4.提前准备好材料,不要现审核现准备,是个系统的活适用于二方审核
4.1公司的资质要准备好,营业执照、生产许可、出口备案、定点屠宰证等,原件和复印件都准备;
4.2产品执行标准(国标、行标、企标)和对应的外检报告放一起;
4.3公司的文件,手册,程序,HACCP计划,作业指导可根据审核老师人数来准备份数;
4.4采购记录准备,合格供方清单、各供方资质及提产品的外检报告按供方放置在一起;
4.5 生产/检验记录,按产品分类,按日期按工艺由前到后放在一起,可以提前准备几个日期,因为三方审核关注证据链,如A产品,1月1日生产时由前到后记录,B产品,2月1日生产时由前到后记录,有多少产品类准备多少。
4.6和SSOP有关记录放在一起,一般审核老师会一起审核
4.7 外来文件清单一定要保证法规为现行有效版本
5.每个部门有一个能说清楚并随时帮忙找文件的人员配合审核。
六、写在后面
扬杨洒洒写了这么多,不知道对大家有没有点启发,体系学习没有捷径可走,要不断学习,不断实践,再学习,注定是一个长期的过程,大家平时多沟通、交流共同进步吧。

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发表于 2018-9-16 10:18 | 显示全部楼层
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20年前的表都拿出来了,大哥,你赢了
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 楼主| 发表于 2018-9-16 11:17 来自手机 | 显示全部楼层
10年前,你把我说老了
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发表于 2018-9-16 11:44 | 显示全部楼层
我有预感,这篇要拿行李箱了
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谢谢楼主分享自己的经历
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发表于 2018-9-16 17:54 来自手机 | 显示全部楼层
经过系统得学习,学习记录
保留得很好啊
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(梁子)

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 楼主| 发表于 2018-9-16 19:03 | 显示全部楼层

见笑了,只是做一些分享
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bamudao 发表于 2018-9-16 19:03
见笑了,只是做一些分享

授人玫瑰,手有余香。
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