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[原创] 【2018体系】从小白到大白

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发表于 2018-10-10 06:37 | 显示全部楼层 |阅读模式
本帖最后由 非法操作 于 2018-10-10 06:52 编辑

一、我是法小白
我是法小白,从何讲起。本人毕业于普通二本学校,食品科学与工程专业。毕业后在一家曾经国企老板,自己出来单干的企业上班,由于人少,且初期表现尚可安排我主管生产。那时候不知道什么是体系,因为好多设备是我参与安装调试的,所以一些作业指导书是我写的。但是管理的通用文件我写起来有点费劲,所以,老总直接把原来公司的文件复制给我,让我照葫芦画瓢。现在回头想想觉得国企并不像我们想的那样,能人也是不少的,管理制度写的相当厉害啦。
后来企业倒闭了,我出走辽宁来到一家熟肉制品厂做质量管理。参与了QS换证,所以对体系,食品行业的管理有了新的认识。不过只呆了三个月,因为,池子实在太小,去一家大型外资公司,可以说是行业龙头,市占率45%左右吧。
来到这家公司后,我有了飞速的成长,可以说奠定了基本的食品管理能力。因为这家公司学到的是相对系统的管理思路。从架构上有IQC、IPQC、OQC,还包括供应商工程师、客诉处理专员、教育训练专员、系统优化工程师、文件管理专员、体系工程师、稽核专员等。我一开始做过程控制,需要倒夜班,有时候下夜班还要学习一上午才下班,下午睡会,晚上接着上夜班。学习的内容也从质量管理基础知识、质量工程师教材、QFD、8D/TPM、六西格玛等等无所不包。
在这期间,我有幸负责体系管理,更加推动我努力学习,从思路上更加明确。这期间主要负责是QF两个体系。后来由于种种原因,我跳槽至另一家外资公司也是负责体系管理QFH,这时候的区别是由开始的维护体系变为完全策划、运行、维护、更新体系。这期间,经常接受体系审核,国内的,国外的,三方的,二方的,集团的,也是总结了一些经验。也是在这期间我学习了QF外审员,理论和实践上的加持使得我更上一层楼。
再之后,我离职自己创业了一段时间,和食品无关的行业。期间会给一些企业做点咨询,贴补生活。再后来钱赔的差不多了,没办法从头再来,重归食品行业。一个偶然机会,去做了兼职审核员,接触好多企业,感慨良多,今天分享一些东西,希望能给大家带来点启发。
二、体系如何快速入门---模仿才能当好小白
借用一句歌词是,这个基本上很难。因为企业管理(当然大部分是兼职)体系的人员,是即将跨过入门门槛时放弃的。
术语多、标准晦涩难懂、领导不重视、各部门不配合,都是刚接手体系管理人员遇到的问题。
1.摆在你面前的第一个问题是,不知如何开始,从何下手,此时建议是模仿
如果前任给你留下过文件和记录,这时候你要做的是快速进行整理,列出文件清单、记录清单(如果太多可按部门别类)。
如果前任没给你留下或你是开创者,你就需要重头开始做出体系所需要的文件和记录了,如果你第一次接触体系管理,不知道文件如何着手,可以通过自己的人脉拿到一些同行业的文件或是上网搜索一些文件进行参考和模仿
举例:关于记录编号规则有的人按标准条款号(JL-7.1.3-01)或手册章节号来编码,你也也许不知道为什么要这么编写,但是这样执行起来没有什么问题,你就借用过来就行了。
2.那么第二个问题来了,你现在最需要的是一份清单,就是想要体系运行最少需要哪些文件和记录。
论坛里有一个帖子还是不错的,大家可以参考:HACCP体系审核指南http://bbs.foodmate.net/forum.php?mod=viewthread&tid=1092744&highlight=%CE%C4%BC%FE%C9%F3%BA%CB%D6%B8%C4%CF
和清单上进行比对,把这里的内容全做到了,基本上问题不大。
3.第三个问题,你要解决的是,有一个清晰的公司组织架构,比如公司质量部门到底是叫质量部、品控部还是检验科。然后把你整理(自己写出来)的文件中组织架构统一,好多企业文件可能有很多问题,但至少部门名称先要与企业实际一致,这个是只要认真就可以完成的工作。
番外:有好多咨询机构喜欢做一个体系职能分配表,相信第一次接触体系的朋友来说,很多都见过,甚至一头雾水的更改过。其实这个对于体系管理来说意义并不大,只是机械的来认识体系结构,前提是你得天分极高。根据笔者的经验来说这个分配表,更多意义是利于审核核机构编制审核计划意义。
4.第四个问题,你要收集与企业有关的法律、法规及标准(以下简称法规),并保证最新有效。可分为通用法规(比如食品安全法、14881),原、辅料及包材法规,成品法规。
5.第五个问题,你要保证整理出来的记录得填写啊,一直都填写当然好了,如果有些没填写至少保证你接手后就得填写了,如果是着急认证,那发动补记录吧。这样才能证明你体系运行了或是持续保持运行了。
三、体系如何有所成长---消化、吸收才能不做小白
如果公司只是要个证书而已,体系管理者也只是例行完成工作而已,我觉得做好上面的工作也就那么回事吧。反之,如果公司真的比较重视体系管理或是体系管理者想有所提高那就得消化、吸收了。
1.首先,进行专业体系标准的学习是必不可少的。自学和通过培训都可,基本上两种方式都要采取。
我的建议还是要有一段自学,体会后,再去参加外部培训。因为直接去外部培训很容易听不懂或是当时听懂了,回来后依然不知如何开始。
2.其次,你要整明白的第一件事,建立体系的依据是什么。这个依据呢就好像是做培训的培训大纲、考试的考试大纲。其实最简单的是,看审核机构给到企业的审核计划,就是上面的审核准则。以国内HACCP体系认证来说,基本上建立体系的依据是:GB/T 27341-2009GB14881-2013、适用法律法规、管理体系文件。简单的说,如果你所做的符合以上依据,那么体系完全没有问题。如果你遇到体系管理方面问题不知如何去做了,先去查针对的依据,看看这些依据是如何规定的,基本上答案就出来了,好比,你读书是遇到不会的字、不懂的词时要查字典、词典一样。强调一下,管理体系文件的编制一定要符合GB/T 27341-2009GB14881-2013、适用法律法规的要求。
3.再次,就是你如何保证小白阶段的五个问题和你搜集来的资料进行消化、吸收。如何谈得上消化、吸收呢,简单的说要知其然并知其所以然。
举例:关于记录编号规则有的人按标准条款号或手册章节号来编码,在小白阶段时,你只要模仿就行了,现在你得知道为什么啦?这时候,你得思考并结合审核计划来分析,以下是一个审核计划安排(依ISO9001:2015),如果企业自己内审或是第三方审核时都会需要这个计划,表1
  
时间
  
组别
标准条款
部门
08:00-12:00
1
7.5
工务部/制造部/技术部/购买部……
08:00-10:00
2
7.1.3/7.1.4/7.1.5
工务部/制造部
这时候你可能会发现当1组来审核时工务部/制造部/技术部/购买部……,你只需要提供JL-7.5-01JL-7.5-02……等等的记录就可以了;当2组来审核工务部/制造部时,你只需要提供JL-7.1.3-01JL-7.1.3-02就可以了,为什么呢,因为当初设计记录编号时是为了满足标准来设计的,所以这些记录都是为对应的条款来提供证据而设计的;这当然仅对于单体系来说有用。对于多体系来说,各条款不一,所以有的先把这些条款整合到一个手册里,同理用对应手册章节号来提供多体系的证据。现在我们说的新ISO标准使用统一的高阶结构,可以让大家在整合时更容易些。这个阶段你要消化的是编号规则的原因,要吸收的是策划者的思维模式。

4.最后,一定要知道过程的四步骤PDCA5M1E(人、机、料、法、环、测),最好能实际运用。PDCA相信很多人事质量管理的人都知道,久之会觉得这个东西有些过时,实际从笔者多年经验来看,PDCA是最朴素、最经典、最简单、最实用的方法论,只要运用得当永远会发挥效果。对于安全生产管理者来说,四个凡是就是PDCA的最好应用,做任何一件事都可以应用。
P-凡事有章可循”指的是无论做任何工作,都必须有依据。必须遵从国家、行业及本企业的法律、法规、规程、规定及企业标准和制度,而不能带有主观随意性。
D-凡事有人负责”指的是任何安全生产管理工作及所布置的每一项工作任务都必须明确专人负责,责任人必须对所承担的工作任务负责。
C-凡事有人监督”指对布置的工作要明确监督部门及具体的人员,对工作的实施情况、完成情况进行跟踪、监督和考核。
C-凡事有据可查”指的是所做的任何工作都必须有记录,记录必须建立规范的档案,明确专人对档案资料进行科学管理,随时可以方便地进行查询和调用。
5M1E在是质量影响的六个要素,只要运行QFH体系你就离不开,你现在只要知道很重要就可以了,至于应用不是本文所讨论的重点,以后有机会,本人会再开专贴说明。


我们拿PDCA举例,其在9001标准中的具体体现如下图1所示


图片1.jpg
对于各条款进一步细化体现为,如下图:
图片2.jpg
对于PDCA5M1EISO90012015标准4.4条款的体现,见下图
图片3.jpg
图3
如果能看懂以上三图,基本上可以判定你已经不是小白啦


以下是我结合经验刚做的一个表格,用QFH最低要求结合PDCA5M1E,因为临时想到现做的,只是供大家参考,希望给大家点启发。
体系1.jpg
体2.jpg
体系3.jpg
四、体系如何集大成---创新才能成就大白
1.首先,理论实践理论是个不错的模型,
如果想在体系上面有所提高,那必须得先学理论就是所谓的自学或是培训,利用学到的东西去实践,通过实践总结再一次加深自己对体系的理解。
举例:同样还是记录编码规则,你在中级阶段如果已经已经搞清楚当初模仿的原因啦,那么现在你需要根据公司管理情况进行创新了。比如,公司职责分配清晰且无交叉,这时候你也许可以采用JL-HR-01JL-QC-01,HR/QC代表人力/品控部门,01代表顺序号,这样一看到中间序号,就知道是哪个部门负责填写的啦管理起来就比较明确。又比如好多记录是从文件衍生出来的,现有文件CX-01,这样的话,你可以设计文件编号JL-CX-01,你就知道这个记录是从文件CX-01衍生出来的,想知道谁负责什么,填写有什么要求,只需要查看文件CX-01清楚了。总之,你创新是为了更加灵活的应用,也更适合企业发展。

2.其次,这时就要站在高处对体系知识进行重新审视了,
对于体系的建立的依据要有深入的理解。这个时候以9001标准给大家分享几个经验。如:4.2 理解相关方的需求和期望
由于相关方对组织持续提供符合顾客要求和适用法律法规要求的产品和服务的能力具有影响或潜在影响,因此,组织应确定:
a)与质量管理体系有关的相关方;
b)与质量管理体系有关的相关方的要求。
组织应对这些相关方及其要求的相关信息进行监视和评审。
以上条款分两部分,黑色字体红色字体,我们来分析一下黑色字体说的是由于什么原因,红色字体说的是标准要求,所以句式模型是“因为……+所以要怎么做”,我们关心的重点是“怎么做”,黑色字体就不用过多研究了。
又如:标准5.3 组织的岗位、职责和权限
最高管理者应确保组织内相关岗位的职责、权限得到分派、沟通和理解。
最高管理者应分派职责和权限,以:
a)确保质量管理体系符合本标准的要求;
b)确保各过程获得其预期输出;
c)报告质量管理体系的绩效及其改进机会(见10.1),特别是向最高管理者报告;
d)确保在整个组织推动以顾客为关注焦点;
e)确保在策划和实施质量管理体系变更时保持其完整性。
先说一下,整个这个条款是逐层递进的关系,先确定岗位,再定岗位职责,最后定有什么权限。
以上条款分两部分,红色字体黑色字体,我们来分析一下红色字体说的是标准要求,黑色字体说的是能达到什么目的,但于对于我们来说,只关心怎么去做就好了。所以句式模型是怎么做……+达到什么目的,我们关心的重点是怎么做。所以黑色字体就不用过多研究了。
其实类似的句式,类似的方法多运用,只要用心去思考学起体系来自然会事半功倍。

3.再次,学习体系要善于总结,系统思维,不只单独思考
关于总结以新版质量管理体系标准来说明,一下文件问题。标准要求形成的文件有哪些呢,通过总结我们发现只有三处分别是质量管理体系的范围(4.3)、质量方针(5.2)、质量目标(6.2)。进一步总结:
没有质量手册的要求
没有程序文件的要求
没有管理体系文件结构层次的要求
理论上来说企业不用再做质量手册啦,走过很多企业,发现好多质量手册就是把标准抄了遍加上点企业简介、职能分配表啥的,良心一点的把标准原话翻译了一遍,这个没有什么意义的。

那正确的做法是什么呢,简单来说体系标准是题干,手册是答案,也就是根据标准要求,公司是怎么做的,每个公司实际情况不一样,答案也不一样了。下图截取的是某企业质量手册一部分供参考
11.jpg
顺便总结一下应该形成的记录有哪些:
监视和测量资源的校准与检定(外校与内校)的证据(7.1.5
人员能力的证据(7.2
与产品和服务有关要求的评审(8.2.3
设计与开发输入(8.3.3
设计与开发的评审、验证和确认(8.3.4
设计与开发的变更(8.3.6
外供方的评价、选择、重新评价(8.4.1
可追溯性的唯一性标识(8.5.2
外部供方或顾客财产发生丢失、损坏的情况(8.5.3
生产和服务提供的变更(8.5.6
产品和服务放行的证据(8.6
不合格输出控制的证据(8.7
管理体系绩效和有效性评价结果的证据(9.1.1
内审实施及其结果的证据(9.2.2
管理评审结果的证据(9.3
不合格与纠正措施的证据(10.2

关于系统思维,不只单独思考,我们以标准6.1.1条款为例来说明
6.1.1在策划质量管理体系时,组织应考虑到4.1所描述的因素和4.2所提及的要求,并确定需要应对的风险和机遇,以:
a)确保质量管理体系能够实现其预期结果;
b)增强有利影响;
c)避免或减少不利影响;
d)实现改进。
这里我们复习下这是典型的“怎么做……+达到什么目的”句式,关注点我不说大家应该明白了吧。接着我们主要分析下红色字体的意思,其实简单的说,就是风险和机遇的来源有哪些:来自4.1和4.2。此刻大家体会下,我们是不是也同时找到了4.1和4.2的目的。
另外风险和机遇仅仅来源于4.1和4.2吗?当然不是,如果我们仔细研读标准发现会在标准“10.2.1 出现不合格,包括来自于投诉的不合格,组织应:e)需要时,更新策划期间确定的风险和机遇;”找到答案,所以通篇考虑风险和机遇来源有3,分别是4.1、4.2和10.2.1(此处应该有掌声)。
转下楼===============================================================================================================

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 楼主| 发表于 2018-10-10 06:39 | 显示全部楼层
本帖最后由 非法操作 于 2018-10-10 06:50 编辑

接上楼=======================================================================================================
4.最后,就是体系最高境界是简单、高效并与公司自身业务充分整合。
体系做久了,就会按受各种审核,对于不同的审核只要我们足够专业完全可以对审核员的问题持保留意见和谨慎的反对。现实中,经常会遇见这样的问题,这次审核来了,说你的记录设计不合理,你改了,下次其它审核来了,又说同样的记录不合理,你又改了,下次其它审核又来了,说记录不够,你就得增加记录。久而久之,你会发现记录越来越多,责任部门也越来越不配合。
这个怎么破:
第一审核准则你要理解清楚,知道审核准则到底要求的是什么,怎么去做才能满足,
第二要与审核员充分沟通,了解审核员关注的点是什么,需要哪些证据,
第三要了解公司现在有流程,可以整合。
举例:当有审核员质疑公司人员能力不足时,你就要想到的是可能涉及标准7.2能力,所以第一点你对这个条款要了解,我们简单说一下这个条款
组织应:
a)确定受其控制的工作人员所需具备的能力,这些人员从事的工作影响质量管理体系绩效和有效性;
b基于适当的教育、培训或经历,确保这些人员是胜任的;
c适用时,采取措施获得所需的能力,并评价措施的有效性;
d)保留适当的形成文件的信息,作为人员能力的证据。
其实a)说得就是重要性,b)说的是有哪些证据证明胜任,c)说得是如果现有人员能力不足怎么办,d)说的是要留下记录。显然做好bcOK啦,就我个人来说,我是如何胜任食品厂质量管理人员能力的呢,首先,我是食品科学与工程专业毕业(教育),参加过QFH体系外审核员培训(培训),有8年食品厂质量管理工作经验(经历),我只要提供适当记录就行了,比如毕业证、学位证、培训证(培训计划、记录)等,大家想想看根据本不需要额外准备新的记录了。往往有一些咨询机构非要给企业做一个人员能力评价考核表(见图8),实际上没有任何内容,单纯为审核提供证据而设立的,这都是对标准不理解所导致的。也就是这些不需要的记录增加,才导致记录越来越多。

22.jpg
图8
第二点,你就要和审核员沟通,他关注的是什么,比如他说没有化验员证,你要明白目前食品厂化验员不需要持证上岗,并谨慎的说明,并提供化验员受过培训的其它记录完全可以,还有比如审核员要求你公司提供电工证,如果没有话,可以说,电工外包。
第三点,要了解公司现在有的人员培训流程是什么,用现有流程可以完成什么,比如对于员工工作经历的提供完全可以在招聘过程中由应聘人员填写工作简历而完成,这就是所谓的与公司自身业务相整合。

写在最后,断断续续写了2天时间,力图通过“理论+经验分享+实例”来提高可读性和指导性,不知道效果如何,文中提到一些观点均是自己多年经验的总结,也许不全是对的,希望大家参考和借鉴,但不要生搬硬套。

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发表于 2018-10-10 08:32 | 显示全部楼层
  大白是什么意思啊  砖家嘛
生活没有奇迹,一切都是理所当然
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发表于 2018-10-10 08:38 | 显示全部楼层
内容不错,就是标题取得看不懂:小白是什么都不懂,大白是什么个意思? 明显很专业了
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 楼主| 发表于 2018-10-10 09:29 | 显示全部楼层
xilinxu 发表于 2018-10-10 08:32
大白是什么意思啊  砖家嘛

小白是小小的不明白,大白就是更多的不明白
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发表于 2018-10-10 09:30 来自手机 | 显示全部楼层
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 楼主| 发表于 2018-10-10 09:30 | 显示全部楼层
sunboy6552 发表于 2018-10-10 08:38
内容不错,就是标题取得看不懂:小白是什么都不懂,大白是什么个意思? 明显很专业了

小白是小小的不明白,大白就是更多的不明白;当你不懂的时候,是迷茫、蒙蔽,当你有点明白的时候才发现不明白的更多啦
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(冷梅寒雪)

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发表于 2018-10-10 09:35 | 显示全部楼层
学习了,仔细的阅读了一遍
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一步步踏踏实实
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(非非)

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 楼主| 发表于 2018-10-10 09:42 | 显示全部楼层
lelingyxm 发表于 2018-10-10 09:35
学习了,仔细的阅读了一遍

但不知对你有没有启发,可否写个读后感,顺便当征文啦,哈哈
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非法操作 发表于 2018-10-10 09:29
小白是小小的不明白,大白就是更多的不明白

接触的越多,感觉自己不懂的更多。
井底之蛙觉得天就那么大。
老老实实做人,踏踏实实做事。
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发表于 2018-10-10 10:26 | 显示全部楼层
写的很深入,值得学习和借鉴!
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