质量人跨部门沟通的十项基本原则

王中泰

质量人跨部门沟通的十项基本原则

企业管理中，跨部门沟通不良的问题比比皆是。每个人在工作中都不是形单影只的个体，都需要得到理解和支持，一项工作如果需要多部门配合往往会产生很多问题。

在管理过程中，不少部门领导肯定遇到过类似的情况：

1. 你认为十万火急的事，到了其他部门主管口中，竟然成了“芝麻绿豆大的事”。

2. 原本应该合作解决的问题，到了跨部门会议上，又沦为“各弹各的调”，找不到共识。

企业管理中，跨部门沟通不良的问题比比皆是。每个人在工作中都不是形单影只的个体，都需要得到理解和支持，一项工作如果需要多部门配合往往会产生很多问题。

那么，在不同部门有不同立场的情况下：

a. 怎样才能把话说清楚？
b. 把成果做出来？
c. 有没有好的方式能够有效解决问题，达到快速执行呢？

1. 沃尔玛公司总裁萨姆•沃尔顿说：“ 沟通是管理的浓缩 ”
。
2. 通用电器公司总裁杰克•韦尔奇说：“ 管理就是沟通、沟通再沟通 ”。

3. 日本（经营之神）松下幸之助也曾言：“ 企业管理过去是沟通， 现在是沟通， 未来还是沟通 ” 。

其实，只要掌握以下跨部门沟通的10条基本原则，进行无障碍的跨部门沟通与协作，并非难事。

01、沟通前先做好准备

在你跟同事讨论事情之前，先把一些基本问题想清楚。不要毫无准备就去，否则很可能得不到你想要的东西。

下面的几个问题应该事先想清楚：

1. 你希望对方帮你做什么事？
2. 你认为他会要求你做什么？
3. 如果对方不同意你提出来的做法，有没有其它选择方案？
4. 如果双方没共识，你会有什么后果？
5. 对方又会有什么后果？

02、了解其他部门的语言

跨部门沟通不良，很多时候都是“语言不通”所引起。举例来说，营销部人员平常讲的是“相同语言”，他们非常清楚自己部门的规则、目标与期望。

同样地，财务、生产、人资等部门，也有自己的语言与观点。因此，想要沟通顺畅，前提就是“听懂对方的语言”。

学会换位思考，试着站在对方的立场考虑：

a. “这么做，对业务部的业绩有帮助吗？”
b. “如果我是他，会接受这种做法吗？”
c. “这个方法真的有用吗？”

跨部门的换位思考法能将误解或沟通频率不搭的机率降到最低。

03、开诚布公是最好的对策

你面对的是必须长期共事的同事。因此，凡事以诚实为上策，最忌欺骗、隐瞒事实，破坏信任关系。部门间一旦缺乏信任感，会加重彼此的防御心，沟通时就会有所保留，甚至隐藏一些重要信息。

相反的，互信会让双方在沟通时打开心防，他们会明白说出自己的需求与考虑，并且提高合作意愿，共同解决问题。

诚信沟通有三个要素：

a. 错的不要解释；
b. 务必不要争执，不打断对方说话；
c. 微笑再微笑。

频繁的互动有助于建立彼此的熟识度，让你更容易设身处地想问题。因此，时不时的跟其他部门的同事吃吃饭、聊聊天，有好无坏。

04、不要害怕冲突

在跨部门会议上，每个主管为了维护自己部门的利益，难免会出现一些摩擦。有些主管，尤其是新手主管，为了怕把气氛弄僵，往往会变得沉默寡言，以维持表面的和谐。

艾林哈特在《有效沟通》一书中点出：“如果管理团队在议题的讨论上都没有冲突，决策质量就会低落。”艾林哈特提醒，千万别把“没有冲突”跟“意见一致”混为一谈。

有时候，太过和谐反而凸显不了你对议题的重视，而且问题也不会获得真正的解决。因此，艾林哈特建议经理人，态度要柔软，但立场要坚定，“别太快或太轻易就顺从认命。”

记住，你是部门主管，虽然你要和其他部门保持良好关系，但是，捍卫部门及部属的权益，更是你责无旁贷的使命。

05、呈现事实，专注中心议题

让沟通聚焦的最好方式，就是呈现具体事实，引导人们迅速将注意力放在中心议题上，减少不当的臆测。

美国达顿商学院企管教授布尔乔亚三世在《哈佛商业评论》中为文指出：事实（例如目前销量、市占率、研发经费、竞争对手的行为等）可以将沟通过程中“人”的因素降到最低。

在缺乏事实的情况下，个人动机可能会遭到猜疑。但“事实就是事实”，它不是出自人的幻想或自私的欲望。因此，提出事实“可以创造一种强调议题，而非人身攻击的氛围。”